一、因公临时出国（境）概念

教职工因公临时出国（境）指教职工受学校派遣，以执行公务为目的，使用财政经费、个人科研经费或邀请方经费等赴国（境）外开展公务或学术活动。

因公临时出国（境）根据出访任务一般分为“学术类出访”和“非学术类出访”两类。“学术类出访”是指我校从事教学和科研工作的人员，出国（境）执行学术交流合作任务，主要包括开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。“非学术类出访”是指执行一般性中外校际和科研院所间的工作交流任务。 

二、办理流程

三、办理流程详解

出国（境）前

第一步    上报计划

 

每年年底报送第二年因公临时出国（境）计划。制定计划前，须确定有能用于执行出访任务的经费来源，申请人需自行与经费管理部门及计划财务处确认所持经费是否可用于出国。

 

第二步    材料准备

 

申请人提前了解相关流程并按《申请材料清单》要求（详见附件）准备相关申报及办理签证材料。

1、申请人根据邀请函格式要求从拟出访单位获取邀请函；

2、根据模板拟定详细日程（拟定日程经审批后，日程不可随意更改，务必提前查询好合理的航班时间及出发城市）;

3、根据附件4相关文件标准，按实际日程根据预算标准文件（财行〔2017〕434号）和（财行〔2013〕516号） 做好《校内预算明细表》及《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》，如有必要买保险的需要单独以团组名义写请示（参考购买保险的请示），如乘坐非国内航空公司航班的需填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》；

4、填写《海南热带海洋学院教职工因公临时出国（境）审批表》、《因公临时出国(境)人员备案表》（外籍及港澳台地区教职工无需填写备案表）、《海南热带海洋学院因公临时出国（境） 团组信息公示表》；

5、身份证正反面照片、户口簿首页和个人信息页扫描件；外籍及港澳台人员需提供护照或中国香港、中国澳门、中国台湾相关证件；

6、护照签证照片（没有因公护照的需拍摄带有编码的因公护照照片一版，有因公护照的提供一张护照规格的电子照片；签证照片格式请参考http://dfoca.hainan.gov.cn/bsfw/wsfw/ygcg/201703/t20170329_278520.html

7、国际会议的要提交被大会接收的论文摘要（中英文）；

8、学术交流类出访应使用科研经费出访，需提交科研项目计划书（预算表盖章那一页）和申请书一整本，拟使用的经费卡扫描件；

9、团组提交请示件电子版，说明出访情况，背景，出访任务、出访目的、意义、经费来源、公示情况等；

10、提交所在学院党政联席会同意出访的会议纪要；

11、参加省外单位组团人员还需提供：（1）省外组团单位征求意见函（原件）、（2）省外组团单位任务通知书（原件）、 （3）省外组团单位任务批件（复印件）。

 

（材料准备关系到审批是否通过，请申请人员务必认真填写准备）

第三步    校内审批

 

申请人将申请材料电子版发送至邮箱chenq21@hntou.edu.cn，国际交流与合作处（港澳台办公室）审核无误后，申请人自行下载邮件中确认无误的《海南热带海洋学院教职工因公临时出国（境）审批表》（原件1份双面打印），按流程办理校内审批；将《校内预算明细表》打印后提交至国际处交流与合作处专办员审核，再提交至学院对应的财务专员处审核预算明细；根据财务审核签字后的预算明细填写《因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》（原件一式三份）到国际交流与合作处（港澳台办公室）及计划财务处签字盖章；如需购买保险和乘坐非国内航空公司航班的团组请填写相应请示或表格提交国际交流与合作处（港澳台办公室）及计划财务处。

国际交流与合作处（港澳台办公室）将《海南热带海洋学院因公临时出国（境） 团组信息公示表》在网站公示5个工作日，公示无异议方可提交至海南省外事办公室；

国际交流与合作处（港澳台办公室）与有关部门调查申请人党风廉政情况，如有不符合出访的情况，不予审批其出访申请；厅级及以上人员出访由国际交流与合作处（港澳台办公室）行文至海南省委组织部备案；

申请人如需办理因公护照，需在校内审批阶段带上身份证原件至行政楼407办公室采集签名及指纹信息。

以上申请材料需提前3个月提交至国际交流与合作处（港澳台办公室），不符合时间要求的团组，不予办理出国（境）申请。

注：外籍及港澳台地区教职工完成校内审批程序后方可持因私证件出访。

第四步    省外事办或省委统战部任务审批

 

国际交流与合作处（港澳台办公室）呈文报省外事办或省委统战部审批。省外事办或省委统战部审批通过后出具任务批件。

 

第五步    申请因公护照/港澳通行证及签证/签注

 

申请人按照要求准备办理因公签证/签注的材料，国际交流与合作处（港澳台办公室）协助申请人向省外事办或省委统战部申办因公护照/港澳通行证以及申请签证/签注相关手续。申请人须及时提供相关材料并配合办理各项手续。

 

注：1.因公签证需通过因公渠道在指定领区办理，不可自行选择领区。

2.部分国家签证办理要求申请人前往北京/广州面签或打指模，具体以实际情况为准。

 

第六步    购买机票、境外保险及办理换汇等

 

确认因公护照/港澳通行证及签证/签注办妥后，拟出访人员按照《海南省财政厅关于执行政府购买公务机票有关事项的通知》（琼财采〔2014〕2157号）要求购买机票。

注：购买机票应优先选择由我国航空公司运营的国际航线，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司的，须提交《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》，报国际交流与合作处（港澳台办公室）和财务处审批同意。出发前，申请人根据出访国要求自行购买境外保险并办理换汇等（根据财务要求，如购买保险需要报账，需提交出访国签证要求购买保险的相关证明文件或截图；如签证无要求购买保险，建议申请人自行购买基础境外险保障在外人身安全）。

 

第七步    行前培训

 

所有因公出国（境）出访必须开展行前培训。行前培训由国际交流与合作处（港澳台办公室）组织，时间根据实际情况商定。完成行前培训后，拟出访人员领取因公护照/港澳通行证。

出国（境）中

 

拟出访人员按照任务批件的审批天数出访，出国（境）期间不得擅自改变出访路线、增加出访国别和地点、延长出访时间等。出国（境）期间须遵守相关法律规定，增强安全意识。如遇特殊情况，请及时与学校或我国驻外使领馆联系。

注：出访时间应包括全部往返路程时间，以证照上出入境章为准。如任务批件的出访时间为2024年1月1日至1月7日，则出境时间为1月1日00:00以后，入境时间为1月7日23:59前。

回国（境）后

第一步    归还证照

 

回国（境）后1日内，将因公护照/港澳通行证归还至国际交流与合作处（港澳台办公室），归还前请将因公护照/港澳通行证个人信息页、签证/签注页、出入境签章页扫描备用，以便后续报销使用。

 

第二步    提交材料

 

回国（境）后15日内，提交《因公临时出国（境）任务执行情况公示表》电子版、《因公临时出国团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表》纸质版（出访人员本人签字）、出访报告电子版和访问期间照片等发送至邮箱chenq21@hntou.edu.cn，出访报告应尽量详实，写明出访意义和出访后续相关工作计划等，出访报告由学院盖章后纸质件提交国际交流与合作处（港澳台办公室）；

归国（境）5日内将出访新闻稿发送至国际交流与合作处。

 

第三步    办理报销

 

回国（境）后30日内，按照学校财务有关规定办理报销手续。因公临时出国（境）申请不接受任何理由的事后补报，如未在出访前完成相关审批手续，则无法按规定报销。

办理财务核销手续所需材料（以财务审核为准）：任务批件、会议纪要/海南热带海洋学院教职工因公临时出国（境）审批表原件、公示表、护照复印件及出入境记录、日程、因公临时出国（境）预算审批意见表表原件和校内已核过的校内预算表、出国费用清单表、乘坐国际航班的说明（乘坐非国内航空公司需提供）、保险单原件以及各类出访过程中产生的各类票据，报账所需经费卡及其他请示类材料，汇率换算说明（中国人民银行官网查询出访当月1日汇率）。

其中，国际交流与合作处提供材料清单（以财务要求为准）：

1.海南热带海洋学院教职工因公临时出国（境）审批表原件（正反两面打印盖章）

2.海南热带海洋学院因公出国（境）团组信息公示表 （盖章版）

3.出访日程安排表（盖章版）

4.校内预算明细表（计划财务处审核完签字版原件）

5.因公临时出国任务和预算审批意见表 （原件盖章版）

6.海南省人民政府因公出国、赴港澳任务批件

7.海南热带海洋学院专题会会议纪要/校长办公会会议纪要/常委会会议纪要等文件（复印件）

 

需自己准备的材料（以财务要求为准）

1.因公临时出国（境）费用报销清单

2.保险单原件及发票

3.汇率换算截图打印

4.出入境记录

5.报销用经费卡

6.所有出访产生的各类票据和费用证明

7.签证费用票据

8.乘坐国际航班的说明（乘坐非国内航空公司需提供）

9.财务要求的其他单据

 

 

四、联系方式

联系电话：0898-88651883

联系邮箱：chenq21@hntou.edu.cn

办公地址：海南热带海洋学院行政楼407办公室