根据《海南热带海洋学院学术交流活动管理办法（试行）》（热海大办〔2022〕61号）的有关规定，请各单位根据国际会议的类别准备报批材料。（国际会议概念：在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。）

 具体如下：

一、国际会议类别

（一）海南热带海洋学院作为唯一主办单位：按照“第二部分”中的第“（一）”项指引进行报批；

（二）海南热带海洋学院作为联合主办单位：按照“第二部分”中的第“（一）”项指引进行报批；

（三）海南热带海洋学院作为承办/协办单位（非主办单位）且举办地在海南省内：按照“第二部分”中的第“（二）”项指引进行报批；

（四）海南热带海洋学院作为联合主办、承办或协办单位但举办地在海南省外：按照“第二部分”中的第“（三）”项指引进行报批。

二、办理流程及准备材料

（一）海南热带海洋学院作为唯一/联合主办单位的国际会议办理流程

1、申请人按下述材料清单准备材料

2、申请人提前4个月将上述所有材料的电子版，通过海政通发至国际交流与合作处

（1）材料命名要求：材料按照“附件序号：材料名称”命名，例如：“附件1：请示函件”；

（2）文件压缩包命名要求：国际会议名称—国际会议举办日期—申请人姓名—联系电话；

（3）材料通过海政通发送给陈桥（国际交流与合作处）。

3、申请人下载《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》，表单填写的注意事项如下：

（1）会议地点：如在校外办会，请提供具体办会场所地址，如“维也纳酒店”；

（2）附件要求：①请示函件（附件1）；②国际会议基本信息表（附件5）。

4、申请人将校内审批结果提交至国际交流与合作处：待校内审批完成后，申请人将签字盖章完成的《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》通过海政通发送至国际交流与合作处；

5、国际交流与合作处向省外事办报批：国际交流与合作处在履行完校内对外发函的审批流程后，至少需在会议召开之日前2个月经海政通系统发文报送至海南省外事办公室，并抄送海南省教育厅；

6、海南省外事办公室审批；

7、国际交流与合作处领取批复函：待海南省外事办公室审批通过后，国际交流与合作处领取会议批复函，该函件为不公开件，不可拍照及网传；

8、国际交流与合作处通知会议申请人或联系人领取批复函；

9、申请人召开国际会议；

10、申请人提交国际会议总结：申请人需在会议结束后的2周内，准备以下国际会议总结材料并提交至国际交流与合作处：

① 会议总结WORD版：总结模版可参考附件6；

② 实际中外参会人员名单WORD版：需提供实际中外参会人员的姓名、国籍、职务、单位等信息；

③ 参会外宾名单EXCEL版：名单模板参考附件7；

④ 实际中外参会人员签到表扫描件；

⑤ 会议相关照片高清原图：至少5张，图片根据活动内容命名，例“会议现场”“XX单位XXX作学术报告”“与会人员合影”等；

以上材料电子版通过海政通发送给国际交流与合作处。

11、国际交流与合作处上传国际会议总结材料：国际交流与合作处初审国际会议总结材料合格后，申请人填写用印申请表在会议总结上加盖海南热带海洋学院公章。盖章版扫描件及电子版通过海政通发送至国际处陈桥。国际交流与合作处最晚需在会议结束后30个自然日内，将会议总结材料报送至海南省外事办公室。

（二）海南热带海洋学院作为承办/协办单位（非主办单位）且举办地在海南省内的国际会议办理流程

1、申请人提前4个月按下述材料清单准备材料

2、申请人下载《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》，表单填写的注意事项如下：

会议地点：如在校外办会，请提供具体办会场所地址，如“维也纳酒店”。

3、申请人将校内审批结果提交至国际交流与合作处；

4、由主办单位通过会议举办地市外办报批：具体报批要求及报批材料，详询会议举办地市外办；

5、会议举办地市外办向海南省外事办报批；

6、主办单位向其上级主管部门上报请示（视具体情况而定）；

7、会议结束后的30个自然日内，主办单位根据会议举办地市外办要求提交会议总结报告。

（三）海南热带海洋学院作为联合主办、承办或协办单位但举办地在海南省外的国际会议办理流程

1、申请人提前4个月按下述材料清单准备材料

2、申请人下载《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》；

3、申请人将校内审批结果提交至国际交流与合作处。

三、业务咨询

1、联系人：陈老师

2、联系电话：0898-88651883

3、办公地址：海南热带海洋学院三亚校区行政楼407室

附件1：请示函件模版

附件2：拟邀请中外出席人员名单

附件3：会议初步日程及议程

附件4：合办方同意函模版

附件5：国际会议基本信息表

附件6：国际会议总结模版

附件7：国际会议参会外宾名单模版

附件8：海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表