各单位：

根据《海南热带海洋学院学术交流活动管理办法（试行）》（热海大办〔2022〕61号）的有关规定，请各单位根据国际会议的类别准备报批材料。

一、国际会议概念：在我国境内(不含港、澳、台地区)举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

 二、国际会议类别

（一）一般国际会议

1.外宾规模在100人以内或会议总人数在400人以内的人文社科类国际会议；

2.外宾人数在300人以内或会议总人数在800人以内的自然科学类国际会议。

（二）重大国际会议

1.外宾规模在100人以上或会议总人数在400人以上的人文社科类国际会议；

2.外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学类国际会议；

3.邀请外国政府正部长及其以上官员或国家元首、政府首脑出席的国际会议；

4.邀请党和国家领导人出席的会议；

5.其他事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题等的国际会议。

三、会议申报时间

一般国际会议应至少提前3个月申报，重大国际会议应至少提前6个月申报（此处时间指的是学校审批结束后上报省外办的时间，因校内审批还需时间，校内各会议负责人提交到国际处的时间应在会议日期前4个月/7个月）。

若因预留的审批时间不足，致使会议无法如期举行，相应后果将由会议申报单位承担。

四、会议申报要求

（一）严格履行报批手续

以海南热带海洋学院名义主办、承办或协办的国际会议，无论在省内或在省外举办，以线上或线下形式开展，必须履行校内审批手续，向有关部门申报并获得批准后方可举办。严禁校内单位或个人未经报批私自举办国际会议。

（二）会议规模

会议参会人员包括线上、线下参会的特邀嘉宾和旁听听众，不包括会议工作人员。会议申报人应对会议规模有清晰规划，做好会议规模预估和控制，原则上会议实际规模不得超过会议申报规模。

（三）会议名称要求

1.根据文旅办发〔2023〕36号，不得为提高会议规格，随意使用“中国”“中华”“全国”“国际”“高峰”“峰会”等字样。类似的还有“国际论坛”“世界大会”“高层会议”“全球”“尖端”“顶尖”等字样，均不建议一般国际会议使用。

2.避免使用“第一届”“首届”，从第二届起可以使用。

（四）会议获批后不得擅自取消或擅自变更会议相关信息

会议获批后不得擅自取消，不得擅自更改会议名称、会议规模、举办时间、举办地点、合办单位、会议主题等会议要素。如确有必要修改或取消，须第一时间与国际交流与合作处联系，国际交流与合作处按要求上报相关请示，获批后方可取消或者变更。

五、会议申报材料及流程

（一）国际会议主办/协办分类

1.海南热带海洋学院作为唯一/联合主办单位：按照“第二部分”中的第“1”项指引进行报批；

2.海南热带海洋学院作为承办/协办单位（非主办单位）且举办地在海南省内：按照“第二部分”中的第“2”项指引进行报批；

3.海南热带海洋学院作为联合主办、承办或协办单位但举办地在海南省外：按照“第二部分”中的第“3”项指引进行报批。

（二）办理流程及准备材料

1.海南热带海洋学院作为唯一/联合主办单位的国际会议办理流程

（1）申请人按下述材料清单准备材料

（2）申请人提前4个月将上述所有材料的电子版，通过海政通发至国际交流与合作处

①材料命名要求：材料按照“附件序号：材料名称”命名，例如：“附件1：请示函件”；

②文件压缩包命名要求：国际会议名称—国际会议举办日期—申请人姓名—联系电话；

③材料通过海政通发送给陈桥（国际交流与合作处）。

（3）申请人下载《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》，表单填写的注意事项如下：

①会议地点：如在校外办会，请提供具体办会场所地址，如“维也纳酒店”；

②附件要求：请示函件（附件1）；国际会议基本信息表（附件5）。

（4）申请人将校内审批结果提交至国际交流与合作处：待校内审批完成后，申请人将签字盖章完成的《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》通过海政通发送至国际交流与合作处；

（5）国际交流与合作处向省外事办报批：国际交流与合作处在履行完校内对外发函的审批流程后，至少需在会议召开之日前2个月经海政通系统发文报送至海南省外事办公室，并抄送海南省教育厅；

（6）海南省外事办公室审批；

（7）国际交流与合作处领取批复函：待海南省外事办公室审批通过后，国际交流与合作处领取会议批复函，该函件为不公开件，不可拍照及网传；

（8）国际交流与合作处通知会议申请人或联系人领取批复函；

（9）申请人按审批要求召开国际会议；

（10）申请人提交国际会议总结：申请人需在会议结束后的2周内，准备以下国际会议总结材料并提交至国际交流与合作处：

① 会议总结WORD版：总结模版可参考附件6；

② 实际中外参会人员名单WORD版：需提供实际中外参会人员的姓名、国籍、职务、单位等信息；

③ 参会外宾名单EXCEL版：名单模板参考附件7；

④ 实际中外参会人员签到表扫描件；

⑤ 会议相关照片高清原图：至少5张，图片根据活动内容命名，例“会议现场”“XX单位XXX作学术报告”“与会人员合影”等；

以上材料电子版通过海政通发送给国际交流与合作处。

（11）国际交流与合作处上传国际会议总结材料：国际交流与合作处初审国际会议总结材料合格后，申请人填写用印申请表在会议总结上加盖海南热带海洋学院公章。盖章版扫描件及电子版通过海政通发送至国际处陈桥。国际交流与合作处最晚需在会议结束后30个自然日内，将会议总结材料报送至海南省外事办公室。

2.海南热带海洋学院作为承办/协办单位（非主办单位）且举办地在海南省内的国际会议办理流程

（1）申请人提前4个月按下述材料清单准备材料

（2）申请人下载《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》，表单填写的注意事项如下：

会议地点：如在校外办会，请提供具体办会场所地址，如“维也纳酒店”。

（3）申请人将校内审批结果提交至国际交流与合作处；

（4）由主办单位通过会议举办地市外办报批：具体报批要求及报批材料，详询会议举办地市外办；

（5）会议举办地市外办向海南省外事办报批；

（6）主办单位向其上级主管部门上报请示（视具体情况而定）；

（7）会议结束后的30个自然日内，主办单位根据会议举办地市外办要求提交会议总结报告。

3.海南热带海洋学院作为联合主办、承办或协办单位但举办地在海南省外的国际会议办理流程

（1）申请人提前4个月按下述材料清单准备材料

（2）申请人下载《海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表》；

（3）申请人将校内审批结果提交至国际交流与合作处。

  六、业务咨询

  1.联系人：陈老师

  2.联系电话：0898-88651883

  3.办公地址：海南热带海洋学院三亚校区行政楼407室

附件1：请示函件模版

附件2：拟邀请中外出席人员名单

附件3：会议初步日程及议程

附件4：合办方同意函模版

附件5：国际会议基本信息表

附件6：国际会议总结模版

附件7：国际会议参会外宾名单模版

附件8：海南热带海洋学院举办（承办）国际会议申报表