1．《因公出国境人员个人信息表》（所有日期具体到日，家庭成员一栏填写完整，工作职务写明学院职称职位，信息尽可能详细清楚。）

2.《海南热带海洋学院外派教师审批表》（写明出访具体时间、任务和停留天数，由各部门或二级学院签字盖章后提交至国际处）（审批表正反打印在一页A4纸上，一式两份）。

3. 邀请函：因公出国团组境外邀请函及译文(复印件) ，邀请信格式及内容要求如下：

邀请函应按驻华使领馆的要求提供原件或传真件，信函用纸应为标有邀请单位名称（地址、电话、传真等）的公文纸。邀请信函的内容应包括以下内容：（1）被邀请人的姓名（按《人名汉语拼音拼写规则》书写，例：王小路  Wang  Xiaolu）、性别、出生年月日、出生地址、护照号码（身份证号码）、职务、工作单位名称；（2）邀请目的（比如：商贸考察、参加国际会议、经贸洽谈、展览等）；（3）停留天数、抵离时间、行程安排、访问地点；（4）费用来源；（5）邀请信函签发时间（3个月内有效）、地点；（6）邀请人亲笔签名（个别国家要求盖公章）。

4.详细日程安排（中文填写，个别国家签证办理还需要提供英文日程，具体到每天的上下午活动安排，包含具体航班信息、住宿酒店、当地交通等）。特别注意，根据国家有关文件精神，出访人须严格按审批时间出国（境）执行公务，不得擅自更改出访日程，延长在外时间，在外时间以国内机场出入境时间计算。违反国家和组织纪律人员，将不予报销且一定期限内暂停其因公出国（境）申请资格。

5. 海南热带海洋学院因公出国（境）校内预算表、因公临时出国任务和预算审批意见表（参考规章制度里财行[2017]434号和财行[2013]516号文件）。

6. 海南热带海洋学院近三年因公出访记录，如无直请填写：XX同志近三年无因公出访记录。

7．海南热带海洋学院因公临时出国（境）人员备案表、因公临时出国人员备案表。

8．海南热带海洋学院因公临时出国（境）团组信息公示表。

9．出访请示（出访情况，背景，出访任务、出访目的、意义、经费来源、公示情况等，参考出访请示模板。

10. 团长承诺书（一式两份，团长签字即可，不用盖章）。

11．身份证正反面两张照片。

12．护照签证照片（没有因公护照的需拍摄带有编码的因公护照照片一版，有因公护照的提供一张护照规格的照片即可；签证照片请参考第16条，根据各国领馆需求提供。

13. 户口簿个人信息页扫描件

14．国际会议的要提交被大会接收的论文摘要（中英文）   

15．使用科研经费出访，需提交科研项目计划书（预算表盖章那一页）和申请书一整本，并提交经费卡复印件1份。使用非科研经费的出访，需提交学院党政联席会议通过的会议纪要。

16. 签证所需其他材料：各国因公签证要求请登陆海南省外事办公室以下网址查询http://dfoca.hainan.gov.cn/bsfw/wsfw/ygcg/201703/t20170329_278520.html

17.参加省外双跨团组人员还需提供：（1）省外组团单位征求意见函（原件）、（2）省外组团单位任务通知书（原件）、（3）省外组团单位任务批件（复印件）。

注：所有材料请发电子版给专办员检查后再签字盖章，专办员联系电话：陈老师，0898-88651883。