一、申报时间

申请人需离出发日前3个月按照国家、海南省和学校有关规定向国际交流与合作处提出申请办理报批手续，港澳台地区及免签国家可提前25个工作日提交申请材料，工作日不足不予受理。

二、申报程序

1.计划申报

申请人需根据国际交流与合作处每年年底发出的通知公告，通过所属部门或二级院系提前一年报送年度因公出国（境）计划。原则上未申报计划的单位不得新增出访计划，若确有必要临时调整或增加出访计划的情况，可根据实际情况报国际交流与合作处审核后报批，需根据省外办统筹安排是否同意批复。

非科研团组出国人数、时间的规定：

（1）人数：团组人员总数6人以内，出访人员的身份必须与任务相符;

（2）时间：出访1国不超过5天;出访2国不超过8天;出访3国不超过10天(出入境当日计入上述规定天数)。

2.校内审批

（1）申请人接到出国（境）邀请函拟定初步日程后，前往国际处网站因公出国-下载专区下载学院请示模板及相关表格，准备好请示内附件（中英文邀请函、日程、预算、经费卡、党政联席会会议纪要、因公出国人员个人信息表）电子版报送国际处，由国际处审核后再将学院请示盖章版送至行政楼407办公室，下载链接 http://gjc.hntou.edu.cn/ygcg/xzzq/zbcl/202403/t20240313_85107.html。

（2）国际处根据出访人员级别及具体情况按程序提交专题会讨论，根据出访人员级别确定是否提交校长办公会及党委常委会审议。审议通过后方可办理校内审批流程。

（3）经学校上会通过后同意团组派出，可按流程办理出国（境）手续，纸质申报材料按下面第三点材料清单顺序排列送至行政楼407进行校内审批程序，电子版发送至568615429@qq.com（陈老师）处。

其中，《海南热带海洋学院外派教师审批表》要求一式两份正反打印在一页A4纸上，经二级单位、教务处、人事处、科研处/人文社科处（教学科研型出访的申请人）主要负责人签署意见并加盖公章后，连同其他申报材料交至国际交流与合作处。国际交流与合作处审核通过并呈分管外事校领导和校领导批准同意后才可着手办理其他出国有关手续。

3.政审

校领导批准后，所有人员必须填写《海南热带海洋学院因公临时出国（境）人员政审备案表》和《因公临时出国（境）人员备案表》（请如实逐项详细填写，含父母、配偶、子女的信息）；由申请人提交至基层党委或党总支做政审意见后提交国际交流与合作处，由国际交流与合作处报人事处（普通教职工）或组织部（中层领导干部、副处级及以上）做政审，政审通过后呈校领导审批。

4. 行前教育

确认护照签证手续办妥后，接受相关的因公出国（境）团组境外纪律及注意事项的行前教育。按规定购买机票并提交国际处备案后，领取护照签证，按审批期限出访。

三、材料清单，相关模板下载链接 http://gjc.hntou.edu.cn/ygcg/xzzq/zbcl/

1．《因公出国境人员个人信息表》（所有日期具体到日，家庭成员一栏填写完整，工作职务写明学院职称职位，信息尽可能详细清楚。）

2.《海南热带海洋学院外派教师审批表》（写明出访具体时间、任务和停留天数（例：2024.1.1-1.9，共9天，国（境）外停留8天）由各部门或二级学院签字盖章后提交至国际处）（审批表正反打印在一页A4纸上，一式两份）。

3. 邀请函：因公出国团组境外邀请函及译文(复印件) ，邀请信格式及内容要求如下：

邀请函应按驻华使领馆的要求提供原件或传真件，信函用纸应为标有邀请单位名称（地址、电话、传真等）的公文纸。邀请信函的内容应包括以下内容：（1）被邀请人的姓名（按《人名汉语拼音拼写规则》书写，例：王小路  Wang  Xiaolu）、性别、出生年月日、出生地址、护照号码（身份证号码）、职务、工作单位名称；（2）邀请目的（比如：商贸考察、参加国际会议、经贸洽谈、展览等）；（3）停留天数、抵离时间、行程安排、访问地点；（4）费用来源；（5）邀请信函签发时间（3个月内有效）、地点；（6）邀请人亲笔签名（个别国家要求盖公章）。

4.详细日程安排（中文填写，个别国家签证办理还需要提供英文日程，具体到每天的上下午活动安排，包含具体航班信息、住宿地、当地交通等）。特别注意，根据国家有关文件精神，出访人须严格按审批时间出国（境）执行公务，不得擅自更改出访日程，延长在外时间，在外时间以国内机场出入境时间计算。违反国家和组织纪律人员，将不予报销且一定期限内暂停其因公出国（境）申请资格。

5. 海南热带海洋学院因公出国（境）校内预算表、因公临时出国任务和预算审批意见表（参考文件财行[2017]434号和财行[2013]516号文件）。

6. 海南热带海洋学院近三年因公出访记录，如无直请填写：XX同志近三年无因公出访记录。

7．海南热带海洋学院因公临时出国（境）人员备案表、海南省因公临时出国人员备案表。

8．海南热带海洋学院因公临时出国（境）团组信息公示表。

9．出访请示（出访情况，背景，出访任务、出访目的、意义、经费来源、公示情况等，参考出访请示模板。

标题为：ⅩⅩⅩ单位关于ⅩⅩⅩ访问ⅩⅩⅩ国的请示;

　　正文内容包括：

　　（1）邀请单位、出访国家、出访时间及天数，出访人员姓名、职务;

　　（2）详细说明出访的主要任务、目的、意义及其有关背景情况;

    （3）请示正文不要出现考察、参观等字眼，要重点突出实质性出访任务；

    （4）详细的出访日程安排（什么时间在什么地点与什么人谈什么事或什么时间在什么地点做什么事）；

    （5）出访费用、出访团组信息公示情况；

    （6）是否列入本单位年度出访计划。

10. 团长承诺书（一式两份，团长签字即可，不用盖章）；

11．身份证正反面两张照片；

12．护照签证照片（没有因公护照的需拍摄带有编码的因公护照照片一版，有因公护照的提供一张护照规格的照片即可；签证照片请参考第16条，根据各国领馆需求提供；

13. 户口簿个人信息页扫描件；

14．国际会议的要提交被大会接收的论文摘要（中英文）   ；

15．使用科研经费出访，需提交科研项目计划书（预算表盖章那一页），并提交经费卡复印件1份；

16. 签证所需其他材料：各国因公签证要求请登陆海南省外事办公室以下网址查询http://dfoca.hainan.gov.cn/bsfw/wsfw/ygcg/201703/t20170329_278520.html

17.参加省外双跨团组人员还需提供：（1）省外组团单位征求意见函（原件）、（2）省外组团单位任务通知书（原件）、（3）省外组团单位任务批件（复印件）。

所有材料填写完毕后先提交国际处审核后再签字盖章。

政审通过后,学校行文至省政府申请出国任务批件；所有申请人员按照要求扫描身份证信息并录入指纹信息，填写签证申请表，交齐签证材料，缴纳护照签证办理有关费用等。

18. 经省外办同意批复并下达任务批件后，出访人员可办理签证相关材料，由出访人员所在单位及国际处对出访人员开展行前教育培训，出访人员签署相关承诺书及行前记录表。

四、办理换汇及购买机票保险

按海南省财政厅关于执行政府购买公务机票有关事项的通知（琼财采〔2014〕2157号）执行。根据出访国要求购买保险及换汇。

五、出访后注意事项

    根据出访前审批任务及行前教育相关要求执行出访任务，不得随意更改出访路线及出访时间，出访团组应每日向国际交流与合作处报备相关情况，有任何突发事件、异常情况应及时上报。违者按违纪处理。

六、回校后注意事项

1.申请人完成出访任务回国（境）后，应于第1个工作日内将护照（通行证）归还至国际交流与合作处；15个日历日内将经出访报告、访问期间照片和《因公临时出国（境）任务执行情况公示表》，电子版发送至国际处568615429@qq.com（陈老师），违者按违纪处理，科研出访人员的纸质版出访报告应由学院行文至国际交流与合作处、科技处，由国际交流与合作处再行文至校领导审核通过后提交海南省外事办公室。

2. 填写八项规定执行表提交至国际处，填写出国人员归国回访记录表。

3. 请出访人员在出访后30日内严格按照财务有关规定办理帐务核销手续，并将护照、签证、出入境签章、邀请函、任务批件等有关出访资料复印备用。

办理财务核销手续所需材料（以财务审核为准）：任务批件、会议纪要/外派教师审批意见表、护照复印件及出入境记录、邀请函、日程、汇率换算说明（中国人民银行官网查询出访当月1日汇率）、预算审批表和校内已核过的校内预算表、出国费用清单表、乘坐国际航班的说明（乘坐非国内航空公司需提供）、保险单原件以及各类出访过程中产生的各类票据，报账所需经费卡及其他请示类材料。